클라우드 그룹웨어란? 의미와 필요성 살펴보기
재택근무가 일상이 되어 버린 요즘 업무를 카톡이나 메일로 보는 분들이 많죠. 프리랜서처럼 일을 하면 상관이 없지만 최소한의 보안이 필요한 업무를 하게 된다면 일반적인 메일이나 채팅으로는 불안할 수밖에 없습니다. 게다가 직원 개인마다 연락처가 다르고 접촉 방법이 다르다면 소통이 힘들죠. 이럴 때 필요한 것이 바로 그룹웨어입니다.
그룹웨어란?
그룹웨어란 무엇일까? 그룹웨어(Groupware)는 개인용 소프트웨어의 반대 개념으로 공동 작업 프로그램을 의미합니다. 직원마다 개인적으로 프로그램을 사용하는 것이 아니라 하나의 통신망으로 연결해서 사용하기 때문에 작업 집중도가 높아지고 속도도 빨라지며 보안성도 높아지게 됩니다.
직원마다 개별 메신저로 채팅을 하거나 개인 메일로 파일을 보내면 체계가 없고 작업이 분산되는 현상이 있죠. 그럴 때 그룹웨어를 사용하면 사내 업무에 집중할 수 있게 됩니다. 하나의 네트워크로 묶여있기 때문에 확인 속도도 빠르고 회사 업무 용도로만 사용하기 때문에 보안에도 도움이 됩니다.
그룹웨어로 할 수 있는 것들은 다양합니다. 업체마다 조금씩 다르지만 기본적으로 제공하는 것들은 거의 유사하죠. 대표적인 그룹웨어 업체인 가비아에서 제공하는 것들은 아래와 같습니다.
- 무제한 메일: 최대 2GB 파일 전송 가능, 외부 메일 가져오기, 보안 메일, 멀티 메일, 공용 메일, 그룹 메일 등
- 오피스 협업: 화상 회의, 전자세금계산서 발행, 그룹 관리, 게시판 관리, 일정 관리 등
- 전자결재: 문서 양식 제작, 문서별 결재자 지정, 근무관리/회계 연동, 전자서명, 문서 백업 등
- 근무관리: 조직도 설정, 사용자 설정, 직무 설정, 근무 시간 관리, 인사정보 관리, 연월차 자동 생성, 세콤/캡스 연동, 휴가 관리 등
- 파일 공유: 파일 업로드, 다운로드, 폴더 공유, 파일 뷰어 등
더 자세한 그룹웨어 제공 항목들을 보시려면 아래 링크를 확인해 보시기 바랍니다.
클라우드 그룹웨어란?
클라우드란 온라인 데이터 저장 공간을 말합니다. 스마트폰을 사용하면서 클라우드 서비스를 이용하고 계실 텐데 사진이나 파일 등을 백업해 놓는 가상공간이죠. 클라우는 단순히 파일 저장뿐만 아니라 공동 문서 작업이나 공동 프로그램 실행도 가능합니다.
일반적인 그룹웨어를 사용하려면 프로그램을 돌릴 서버를 구매해야 합니다. 그리고 서버를 관리할 IT 관리자가 필요하죠. 그러나 클라우드 그룹웨어는 서버를 구매할 필요도 없고 관리자를 별도로 둘 필요도 없습니다. 관리는 클라우드 그룹웨어 제공 업체에서 하기 때문에 사용자는 접속해서 이용만 하면 되는 편리한 구조죠. 웹하드처럼 아이디와 비밀번호만 있으면 자유롭게 이용할 수 있습니다.
클라우드 그룹웨어의 또 다른 장점은 설치가 빠르고 관리가 편하다는 점입니다. 설치는 설치 파일을 받아서 개인 컴퓨터에 설치만 하면 되기 때문에 세팅이 간편합니다. 그리고 관리를 프로그램 제공 업체에서 하기 때문에 업데이트가 주기적으로 제공되어 보안이 강화됩니다.
클라우드 그룹웨어의 단점도 있습니다. 인터넷이 안 되면 작업이 멈춘다는 것이 하나고 다른 하나는 자료의 폐쇄성이 약하다는 것입니다. 아무래도 클라우드 서비스를 이용하다 보면 외부에서도 접속하기 편하기 때문에 자체 서버로 사용하는 것보다는 외부인의 접촉이 쉬울 것입니다.
마무리
결론적으로 말씀드리면 그룹웨어는 어느 정도 규모가 있는 중소기업이나 중견기업에서 사용하기에 좋은 것 같습니다. 공동 작업과 빠른 업무 속도, 업무 집중도 강화가 필요하다고 느끼신다면 한 번 이용해 보세요. 적은 소용 비용으로 괜찮은 관리 효과를 얻으실 수 있습니다. 최소 10명 이상에서 수백 명의 IT 업체나 연구 기관, 대학교, 공공기관들이 사용하면 좋은 효과를 얻으실 수 있으실 겁니다.
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